La automatización de procesos permite que el software se haga cargo de tareas repetitivas como la clasificación de documentos, el seguimiento de leads, la gestión de presupuestos y las alertas internas, con IA y supervisión humana cuando hace falta.
Listado de servicios Nine Gate: diagnóstico, auditoría, automatizaciones y acompañamiento.
Llamada inicial gratuita. Identificamos los 3 procesos con más potencial.
Análisis completo de procesos para identificar oportunidades de automatización.
Implementación de flujos automatizados con IA y herramientas como n8n.
Soporte continuo y optimización de procesos ya implementados.
Automatizaciones con IA para empresas que ya no pueden depender del trabajo manual.
Diseñamos flujos que reciben llamadas, clasifican solicitudes, ordenan documentos, generan presupuestos, avisan al equipo y dejan trazabilidad. Sin promesas vacías: partimos de una auditoría, construimos con datos reales y dejamos siempre supervisión humana.
De fricción operativa a sistema trazable.
Estos ejemplos combinan problemas detectados en una auditoría real de ingeniería técnica con automatizaciones habituales en pymes. Cuando el caso procede de la auditoría, lo tratamos como propuesta diseñada a partir del diagnóstico, no como implementación ya ejecutada.
PDFs, planillas y formularios que llegan por email o WhatsApp sin orden ni trazabilidad.
Ventas que se pierden por falta de recordatorios, estados desactualizados y falta de contexto.
Cálculos manuales, copiar pegar entre planillas y demora en respuestas al cliente.
Eventos críticos que nadie monitorea, faltantes detectados tarde y desvíos sin aviso.
Turnos duplicados, disponibilidad incierta y confirmaciones manuales por WhatsApp.
Paso de/chat a humano sin resumen, repetitive questions y pérdida de información.
De llamadas sueltas a oportunidades ordenadas. Cada llamada termina convertida en una ficha clara, con responsable, prioridad y siguiente paso.
Las llamadas entran durante todo el día y se mezclan consultas comerciales, incidencias, presupuestos y dudas técnicas. Parte de la información queda en notas, correos o memoria de una persona.
Un asistente telefónico conversacional con IA que atiende, recoge datos, clasifica la solicitud y deriva el caso al responsable adecuado.
Nombre, empresa, teléfono, email, motivo, urgencia, resumen, transcripción, responsable, estado, próxima acción, fecha, canal, consentimiento y enlace a oferta o documentación.
Ninguna oferta se envía sola. La IA prepara el borrador, el sistema revisa campos y una persona valida antes de enviar.
Más orden comercial, menos información perdida y una trazabilidad clara de cada solicitud.
Una sola fuente de verdad. Menos documentos repetidos, menos errores y más trazabilidad entre departamentos.
En la auditoría real se detectó duplicidad documental entre departamentos y necesidad de usar plantillas comunes. Varias personas rellenaban datos parecidos en sitios distintos.
Sistema único de recepción documental, expedientes y plantillas corporativas conectado con automatizaciones.
Cliente, proyecto, fecha, tipo documental, departamento, estado, responsable, archivo original, versión, campos pendientes y trazabilidad de cambios.
Validación de duplicados, campos obligatorios, naming automático de archivos y revisión humana cuando falten datos.
Documentación más ordenada, menos copia manual y una base común para trabajar entre departamentos.
Menos administración repetida. Los datos nacen una vez y viajan al resto del sistema.
En la auditoría aparecieron control horario, reportes, partes de trabajo y facturación como tareas repetitivas que consumen tiempo.
Generación de partes, validación de fichajes, reportes internos y preparación de datos para facturación.
Empleado, fecha, proyecto, cliente, horas, tarea, estado, validación, parte generado, responsable y observaciones.
No se factura automáticamente sin revisión. El sistema prepara datos y avisa al responsable.
Menos tiempo administrativo y mejor visibilidad de horas, partes pendientes y trabajos listos para facturar.
Ofertas más rápidas, pero no automáticas a ciegas. La IA prepara; la empresa decide.
El equipo comercial o técnico recoge información en llamadas, emails o formularios y luego debe convertirla manualmente en una oferta.
Sistema de generación asistida de ofertas, con control de campos, coherencia y aprobación humana.
n8n, OpenAI o IA configurada por API, Airtable, HubSpot, Holded, Google Docs, Word, generador PDF, Gmail, Outlook.
Lead, empresa, necesidad, servicio, urgencia, importe orientativo, versión de oferta, estado, aprobador, fecha y documento generado.
Debe existir siempre human-in-the-loop. La IA nunca firma ni envía una oferta final sin aprobación.
Menos espera entre solicitud y propuesta, sin perder criterio comercial ni control sobre el envío final.
Ejemplos visuales basados en flujos reales que una pyme puede necesitar. Primero se diseña, luego se prueba y solo después se automatiza.
Las llamadas se pierden o llegan incompletas. El sistema convierte cada conversación en registro, tarea y borrador revisable.
Documentos repetidos, carpetas sin criterio y datos dispersos entre departamentos.
Horas, partes y facturación se registran varias veces y llegan tarde a dirección.
Automatizamos el trabajo repetitivo, no la responsabilidad de tu empresa.
La automatización no elimina el criterio humano: elimina el trabajo repetitivo que impide usarlo.
Llamada, email, formulario, documento, WhatsApp o tarea interna.
n8n recoge el dato y lo envía al sistema correcto.
Clasifica, resume, extrae campos, redacta borradores o detecta urgencias.
Airtable, HubSpot, Supabase, Sheets, SharePoint o CRM existente.
Validación de campos, detección de errores, reglas de negocio y logs.
Supervisor aprueba, corrige o escala.
Oferta, tarea, email, PDF, dashboard, aviso o expediente.
Automatizaciones con control
Un flujo serio debe poder revisarse, pausarse y corregirse. Diseñamos automatizaciones con trazabilidad y criterios de supervisión desde el principio.
Pruebas con datos reales anonimizados.
Campos obligatorios antes de generar una oferta.
Registro de cada ejecución.
Alertas si falla un flujo.
Supervisión humana en decisiones comerciales.